Gastos de difícil justificación: ¿Qué son y cómo deducirlos?

Beatriz Nicolas Muñoz, asesor de autónomos. Publicado el | Actualizado el


Gastos de difícil justificación: ¿Qué son y cómo deducirlos?

Muchos clientes que llegan a nuestra consultoría tributaria no tienen ni idea de qué son los gastos de difícil justificación. Unos pocos sí, pero desconocen cómo pueden desgravarlos. Por ello, hoy os traemos un post sobre este tema. Tal vez, por falta de información, estés abonando a Hacienda más de lo que corresponde. ¡Lee y ponle remedio a esta situación!

Averigua este truco para pagar menos impuestos.

Índice de contenidos

¿Qué son los gastos de difícil justificación?

Un gasto de difícil justificación es aquel que, a pesar de estar vinculado con el emprendimiento, también se asocia a la vida personal. Por ello, presenta inconvenientes para ser deducido. No obstante, si puedes demostrar que corresponde a un uso exclusivo de tu negocio, podrás beneficiarte de una bonificación. Así que descubre qué gastos te puedes deducir como autónomo si trabajas desde casa.

A menudo, cuentan como gastos de difícil justificación el recibo del móvil, la electricidad o Internet, pues suelen ser servicios que las personas usan tanto en su vida cotidiana como profesional.

¿Cuándo se aplica la reducción?

Entonces, los gastos de difícil justificación consisten en una reducción en el Impuesto sobre la Renta para ciertos autónomos. En concreto, para aquellos que:

  • Calculan dicho tributo por la modalidad de estimación directa simplificada: para conocer si es tu caso, comprueba si marcaste el apartado 609 en el modelo 037 o 036 de tu alta como autónomo en Hacienda.
  • Logran beneficios por su actividad: en otras palabras, tienen más ingresos que gastos.

¿QUÉ ES EL RÉGIMEN DE ESTIMACIÓN DIRECTA?

Hay 3 formas de calcular el Impuesto sobre la Renta: la estimación objetiva, la directa normal y la directa simplificada. La tercera es el régimen que usa un autónomo para determinar el monto a abonar de IRPF (Declaración de la Renta), empleando los beneficios conseguidos y restándoles los costes deducibles.

Entonces, ¿pueden deducirse este 5% todos los autónomos?

No. Los trabajadores por cuenta propia que podrán recibir de manera automática esta reducción han de pertenecer a la modalidad de estimación directa simplificada para calcular su rendimiento neto.

¿Cómo se aplica la reducción?

Si se cumplen los 2 requisitos anteriores, se aplicará la reducción por gastos de difícil justificación de la siguiente manera:

  1.  Se calcula la cuantía que supone aplicar un 5% al beneficio de tu empresa. 
  2. A este importe, se le suma el total de gastos por tu actividad. De este modo, se reduce el beneficio sujeto al Impuesto de la Renta. 

La Ley 26/2014 de reforma fiscal del IRPF determina límites para deducir el importe anual por gastos de difícil justificación: 2 mil euros.

Por aclarar: hacemos alusión a un 5 % del rendimiento neto.

Fórmula

(+) Ingresos computables

(–) Gastos deducibles

(=) Rendimiento neto previo

(–) 5 % rendimiento (máx. 2 mil euros)

(–) Reducciones

(=) Rendimiento neto reducido

Ejemplo

Pongamos que tu beneficio este año es de 10 mil euros. Éste sale de restar a tus 20 mil euros de ingresos 10 mil de gastos. Por tanto, puedes optar a la reducción por gastos de difícil justificación.

Éstos serán: 10 mil euros x 0,05 = 500 euros

Suma los gastos de difícil justificación a los 10 mil euros que tienes de gastos. Ello da un total de 10 mil 500 euros. En consecuencia, sin haber hecho nada, puedes pagarle menos a la Agencia Tributaria en tu Impuesto de la Renta.

Limitaciones de los costes

Si tributas bajo la estimación directa normal, no podrás desgravarte:

  • Las provisiones generales que correspondan al Impuesto sobre la Renta mediante rendimientos de sociedades económicas.
  • Las provisiones especiales para las pymes con poca dotación. 

Además, otra limitación tiene que ver con la facturación total del negocio: han de facturarse menos de 600 mil euros al año para poder reducirse el mencionado 5%.

La deducción en caso de comunidades de bienes

Esta modalidad también se aplica a comunidades de bienes o sociedades civiles. Sin embargo, en el caso de estas últimas, sus miembros deben ser personas físicas que:

  • No estén a sujetas al régimen de estimación objetiva para establecer el rendimiento neto de su actividad.
  • Su cifra de negocios en el ejercicio pasado no supera los 600 mil euros.
  • Han optado al régimen de estimación directa simplificada.

De este modo, los que estén en estimación directa simplificada fijarán su rendimiento neto igual que para la estimación directa normal, aunque con un par de cambios:

  • No podrán desgravarse las provisiones generales para el Impuesto de Sociedades
  • No podrán deducirse las provisiones especiales para empresas de poca dimensión.
  • Las amortizaciones se practicarán de manera lineal, según de la tabla de amortización de 2008 aprobada por el Ministerio de Economía y Hacienda.

A los gastos de difícil justificación se les aplicará la reducción del 5% del rendimiento neto (de nuevo, el límite es de 2 mil euros).

La aplicación del límite en caso de comunidades de bienes

El límite corresponde a cada contribuyente o comunero sobre el rendimiento neto de la actividad que le toque a cada uno. Si éste lleva a cabo más actividades económicas, el límite previsto de los 2 mil euros se aplicará a la suma de todas sus actividades fijadas a estimación directa simplificada.

Aspectos prácticos para gestionar esta deducción

Para poder gestionar esta reducción, guarda todas las facturas emitidas y recibidas, al menos, durante 4 años. 

También aconsejamos llevar un control meticuloso de los costes y de los ingresos desde el comienzo del año fiscal. 

Otros gastos de difíciles de justificar son:

Gastos del vehículo:

Los gastos del vehículo son aquellos relacionados con su mantenimiento y funcionamiento. Pueden incluir el costo de la gasolina, el seguro, el impuesto de circulación, el mantenimiento y las reparaciones. Estos gastos pueden ser deducibles para autónomos si se utilizan exclusivamente con fines profesionales. Es importante llevar un registro detallado de los gastos y conservar las facturas correspondientes.

Gastos de suministros de la vivienda:

Los gastos de suministros de la vivienda se refieren a los gastos necesarios para el funcionamiento y mantenimiento de tu lugar de residencia, como el agua, la electricidad, el gas y el teléfono. Si trabajas desde casa como autónomo, es posible deducir una parte de estos gastos en proporción al espacio utilizado exclusivamente para fines profesionales. Sin embargo, es necesario cumplir con ciertos requisitos y mantener un registro adecuado de los consumos.

Gastos de dietas o gastos de manutención:

Los gastos de dietas o de manutención se refieren a los gastos en alimentación mientras se está trabajando fuera de casa. Estos gastos pueden ser deducibles en determinadas circunstancias y con ciertos límites establecidos por la legislación fiscal. Es importante mantener un registro de los gastos y conservar las facturas correspondientes, así como justificar la necesidad de la comida fuera del lugar de trabajo habitual.

Gastos por teléfono:

Los gastos de teléfono pueden ser considerados gastos deducibles en función de tu actividad profesional y el uso que le des al teléfono. Aquí hay algunas consideraciones importantes:

Uso exclusivo para la actividad profesional: Si tienes un teléfono móvil o fijo que utilizas exclusivamente para tu actividad profesional, los gastos asociados, como la cuota mensual, las llamadas o los datos utilizados, pueden ser considerados gastos deducibles. Es importante poder demostrar que el teléfono se utiliza únicamente con fines profesionales, por lo que se recomienda mantener un registro claro de las llamadas y mensajes relacionados con tu actividad.

Uso mixto personal y profesional: Si utilizas el teléfono tanto para tu actividad profesional como para uso personal, solo puedes deducir los gastos proporcionales a la parte de uso profesional. Para ello, es necesario llevar un registro detallado de las llamadas y los datos utilizados para tu negocio. Una opción comúnmente utilizada es mantener un registro mensual de las llamadas y los datos y luego calcular el porcentaje de uso profesional sobre el total.

Facturas y justificación: Para poder deducir los gastos de teléfono, debes contar con las facturas o recibos correspondientes. Es importante conservar estos documentos de manera organizada y asegurarte de que estén a tu nombre o al nombre de tu actividad profesional. Además, es recomendable contar con una justificación clara y concisa sobre el uso del teléfono para fines profesionales, ya sea mediante un registro detallado, correos electrónicos o cualquier otro medio que demuestre la relación con tu actividad.

    El asesor fiscal, tu principal aliado en la deducción de gastos

    Ahora ya conoces qué son los gastos de difícil justificación. Estos pueden representar un monto importante, que en muchas ocasiones por desconocimiento no se aplica. Pero la diferencia entre hacerlo y no en el resultado final de la Declaración de la Renta es más que notable.

    Además, para los autónomos es fundamental contar con la asesoría de un profesional, como una asesoría fiscal y tributaria, para cumplir adecuadamente con las obligaciones tributarias, especialmente en el caso del Modelo 130. Además, las asesorías online para autónomos pueden ofrecer servicios integrales de gestión contable y laboral.

    En cuanto a los gastos difíciles de justificar, es importante tener en cuenta los gastos de representación, que deben estar directamente relacionados con la actividad profesional y contar con la debida justificación. También es crucial evitar ser clasificado como falso autónomo, asegurándose de que se cumplan los requisitos legales para ser considerado correctamente como autónomo o empleado.

    Para ahorrar, se pueden utilizar trucos para reducir tu declaración fiscal, aprovechando las deducciones y exenciones fiscales, mantener un buen registro de los gastos e ingresos, planificar inversiones estratégicamente y utilizar las ventajas fiscales que ofrece la legislación. No obstante, se recomienda buscar el asesoramiento de un profesional en materia fiscal para adaptar los trucos a la situación individual de cada autónomo.

    Es importante recordar que la información proporcionada es general y puede variar según la legislación fiscal de cada país, por lo que es recomendable consultar con un asesor fiscal o una asesoría especializada para obtener asesoramiento personalizado.

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