La contabilidad del autónomo: ¿Cuáles son sus obligaciones?

Beatriz Nicolas Muñoz, asesor de autónomos. Publicado el | Actualizado el


La contabilidad del autónomo: ¿Cuáles son sus obligaciones?

Si te das de alta como autónomo, estarás obligado a llevar tu contabilidad de forma clara y ordenada. Aunque no sólo es una cuestión de obligación, es que resulta de gran utilidad para conocer el estado de tu negocio. Asimismo, te allanará el camino a la hora de abonar impuestos y entregar declaraciones fiscales. Descubre, a continuación, las claves de la contabilidad para el autónomo.

¿Por qué es importante la contabilidad para el autónomo?

Aunque llevar la contabilidad, para el autónomo puede ser una cuestión tediosa, este proceso brinda más ventajas que inconvenientes. La información contable tiene tres beneficios principales:

  • es la base para presentar impuestos
  • te permite conocer la situación económica de tu negocio
  • sirve para cumplir con la entrega de los libros de registro (los cuales veremos más adelante).

Situación del negocio

Independientemente que sea legal u obligatorio, si no se lleva a cabo la contabilidad de un negocio todo sería una locura. La contabilidad es algo esencial para conocer la situación de una empresa o actividad económica. Es decir, saber cuál es el estado de tu negocio te ayuda a tomar decisiones en cuanto a la adquisición de recursos, su asignación y una toma de decisiones eficiente.

Presentación de impuestos

La mayoría de trabajadores autónomos han de presentar la correspondiente trimestral y, de forma anual, las declaraciones de IVA y de IRPF. En ambos casos, si tienes una buena contabilidad es la mejor arma para evitar sustos.

Esto es así porque ambas declaraciones (IVA e IRPF) se basan en el cálculo de gastos e ingresos que se tiene durante un trimestre o todo el ejercicio económico anual. Si todo está bien organizado y de manera correcta, las liquidaciones serán más beneficiosas para ti y se descarta cualquier tipo de error.

Estar al día en los libros de registro

Al ser autónomo, tienes la necesidad de demostrar, en muchas ocasiones, tus números a entidades financieras o la previsión para el futuro. Así como justificaciones de subvenciones recibidas, gestión y supervisión de cobros a clientes y pagos a proveedores y todas las operaciones efectuadas. O, simplemente, es bueno para que sepas cuánto dinero estás ganando o perdiendo.

¿Todos los autónomos están obligados a llevar una contabilidad?

Al ser autónomo, estás obligado a anotar y conservar las operaciones realizadas durante 6 años. Y, aunque la contabilidad sea un proceso secreto, puede existir la obligación de mostrar, total o parcialmente, los libros de contabilidad en los casos:

  • Liquidación de sociedades o entidades mercantiles
  • Sucesión universal
  • Cuando los socios o representantes de trabajadores tengan el derecho a su examen
  • Ante el interés o la responsabilidad de una persona en un asunto que conlleve a su exhibición
  • Expedientes de regulación de empleo
  • Procedimientos concursales

Si te basas en el régimen de estimación directa simplificada o el de módulos, no estás obligado a llevar una contabilidad oficial de tu actividad como autónomo. Lo único a que se está obligado es a guardar las facturas de gasto y ventas porque pueden ser solicitadas por la Agencia Tributaria.

Libros de registro obligatorio para los autónomos

Hacienda obliga a los trabajadores por cuenta propia a tener 4 libros de registros:

  • Libro de Registro de Facturas Emitidas: Este sirve para recopilar todas las facturas e ingresos que vayas expidiendo. Debes ingresar la información de forma cronológica
  • Libro de Registro de Facturas Recibidas: recoge las facturas que hayas recibido, también se elabora de modo cronológico
  • Libro de Registro de Gastos: un libro que incluye todas las compras necesarias para el desarrollo de tu actividad, así como los gastos inherentes a la misma
  • Libro de Registro de Bienes de Inversión: engloba la adquisición de bienes de inversión, las regularizaciones y las entregas de bienes

Libro de registro de ingresos

Facturas emitidas y ventas

En el libro de registro de facturas emitidas se suelen especificar los ingresos habituales que tiene un autónomo. Normalmente se suelen incluir en él el número y serie de factura, la fecha de emisión/realización, el destinatario de la factura y sus datos, así como el IVA, la retención de IRPF y en montante total, entre otros.

Por el contrario, en el libro registro de ventas e ingresos se reflejan las ventas facturadas como cualquier otro tipo de ingreso. En estas facturas se suelen incluir el número de anotación, fecha de operación, concepto de la factura e importe del ingreso, así como el IVA.

Libro de registro de gastos

Facturas recibidas, bienes de inversión y compras

En el libro de registro de facturas recibidas se listan todos los trabajos facturados en cierto periodo de tiempo. Pero aquí hay que ser más cautelosos que con las facturas emitidas, puesto que únicamente se pueden incluir aquellas facturas que supongan un gasto imprescindible y vinculado con tu actividad profesional.

Otro libro de contabilidad asociado con el gasto es el del registro de bienes de inversión, es decir, todo bien adquirido que será de utilidad durante más de un ejercicio económico y cuyo valor de IVA sea superior a 3.000€. Aunque un bien de inversión a efectos de IRPF tiene un límite de 300€. Esta cuota soportada puede ser revisada en un periodo de 4 años, por lo que has de guardar los datos durante ese tiempo y donde Hacienda determinará qué porcentaje de IVA o IRPF es deducible cada año.

Por último, el las facturas de compras y gastos es el símil al libro de registro de ventas e ingresos. Debes incluir las compras en factura como gastos mediante tickets, recibos, comprobantes, etc. siempre que sea imprescindible para la actividad económica.

Consejos de contabilidad para el autónomo

Por supuesto, puedes realizar diversos trucos para llevar a cabo la contabilidad de tu negocio:

  1. Contrata un asesor contable y fiscal. Si de verdad le das importancia a la gestión contable de tu actividad, es esencial recurrir un servicio de asesoría con el que cumplir de manera correcta y efectiva todas estas obligaciones.
  2. Usa con un software de facturación y contabilidad. Para hacer más sencillo todo lo visto aquí, existen programas de facturación y contabilidad. La automatización de tales tareas facilita el registro de la información contable y previene los errores más comunes en la contabilidad manual.
  3. Registra los datos contables en un mismo espacio, aunque de forma diferenciada. En otras palabras, clasificando los diferentes tipos de documentos contables.
  4. Elabora gráficos e informes con frecuencia sobre tu información contable para conocer el estado de tu actividad.
  5. Estate atento a las novedades en materia contable. Antes del cierre contable y fiscal, la Agencia Tributaria acostumbra a anunciar cambios en la llevanza de los libros contables.

Entre los servicios de Gestasor, por cierto, está la realización de resúmenes anuales.

Sanciones por no llevar la contabilidad

Cuando antes hablábamos de la obligatoriedad de llevar la contabilidad, no era un farol. Si no cumples con este deber, puedes sufrir múltiples sanciones, bien sea por no tener los libros al día, por ocultar información o por realizar falsedad documental. La mayoría de castigos contemplados por Hacienda en este sentido son de naturaleza económica. La cuantía de las multas dependerá de si la falta es considerada como leve, grave o muy grave.

Conclusión

Ahora ya conoces las claves de la contabilidad para el autónomo. Si necesitas ayuda con esta obligación, te informamos de que en Gestasor ofrecemos servicio de elaboración de informes contables. De modo que te ayudamos a evitar sanciones por parte de la Agencia Tributaria y a conocer en qué situación se halla tu negocio.

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