Uno de los mayores beneficios fiscales para los autónomos es la posibilidad de deducir ciertos gastos relacionados con su actividad. Sin embargo, muchas veces surgen dudas sobre qué gastos se pueden incluir, cómo justificarlos correctamente y qué requisitos exige Hacienda para que sean deducibles.
En este artículo, te explicaremos cómo gestionar los gastos deducibles de manera eficiente, qué requisitos deben cumplir y qué errores evitar para optimizar tu carga fiscal y evitar problemas con la Agencia Tributaria.
1. ¿Qué son los gastos deducibles?
Los gastos deducibles son aquellos que pueden restarse de los ingresos totales a la hora de calcular la base imponible del IRPF y del IVA. En otras palabras, son los costes que puedes descontar de tu facturación para pagar menos impuestos.
Para que un gasto sea deducible, debe cumplir con tres requisitos fundamentales:
✅ Estar relacionado con la actividad económica: El gasto debe ser necesario para la actividad que realizas como autónomo.
✅ Estar justificado con una factura válida: No basta con un ticket, necesitas una factura que cumpla con los requisitos fiscales.
✅ Estar registrado en los libros contables: Todo gasto debe estar reflejado en tu contabilidad para que Hacienda lo considere válido.
2. Tipos de gastos deducibles para autónomos
2.1. Gastos en suministros
Si trabajas desde casa, puedes deducir un porcentaje de los suministros del hogar. Esto incluye:
📌 Electricidad, agua y gas (según el espacio que utilices para la actividad).
📌 Internet y teléfono (si tienes una línea exclusiva para el negocio, el 100% es deducible).
📌 Alquiler de vivienda (si has declarado parte de la vivienda como oficina).
💡 Importante: Desde la reforma fiscal de 2018, los autónomos pueden deducir el 30% de los gastos de suministros sobre la parte de la vivienda afectada a la actividad económica.
2.2. Gastos en material y equipamiento
Todo lo que necesites para desarrollar tu trabajo es deducible, como por ejemplo:
📌 Ordenadores, software y herramientas digitales.
📌 Mobiliario de oficina (escritorios, sillas, archivadores).
📌 Material de papelería, impresoras y consumibles.
Si la compra supera los 3.000 €, en lugar de deducirlo de una sola vez, deberás amortizarlo en varios años.
2.3. Gastos en transporte y vehículos
📌 Gastos de gasolina y mantenimiento: Si tienes un vehículo exclusivamente afecto a tu actividad, puedes deducir el 100% del IVA y el 100% del gasto en IRPF. Si lo usas también para fines personales, solo podrás deducir el 50% del IVA.
📌 Taxis y transporte público: Solo deducibles si puedes justificar que fueron utilizados para reuniones o desplazamientos laborales.
📌 Parking y peajes: Siempre que puedas demostrar que están relacionados con la actividad.
2.4. Dietas y alojamiento
📌 Comidas en restaurantes: Solo son deducibles si pagas con tarjeta, en un establecimiento registrado y dentro del límite de 27,27 €/día en España o 48,08 €/día en el extranjero.
📌 Hoteles y viajes: Puedes deducir gastos de alojamiento si viajas por motivos de negocio. Guarda siempre las facturas con los datos fiscales correctos.
2.5. Gastos en formación y asesoría
📌 Cursos, talleres y conferencias relacionados con tu actividad.
📌 Servicios de asesoría fiscal y contable, como el que ofrece Gestasor.
📌 Libros y revistas profesionales que sean necesarias para el desempeño de tu trabajo.
3. Cómo deducir el IVA en los gastos de autónomos
Si estás dado de alta en el régimen de IVA, puedes recuperar el IVA pagado en tus gastos deducibles a través del Modelo 303.
Para ello, es importante:
✅ Solicitar siempre factura con IVA (no tickets).
✅ Registrar correctamente cada factura en tu contabilidad.
✅ Asegurarte de que el gasto está relacionado con la actividad.
4. Errores comunes al deducir gastos y cómo evitarlos
🔴 Usar tickets en lugar de facturas: Hacienda solo acepta facturas con todos los datos fiscales correctamente reflejados.
🔴 Deducir gastos personales: Si el gasto no está estrictamente relacionado con la actividad, no será aceptado en una inspección.
🔴 No llevar un registro contable adecuado: No registrar correctamente los gastos puede hacer que pierdas deducciones importantes.
Para evitar estos errores, es recomendable usar un software de contabilidad o contratar un servicio de asesoría como Gestasor.
5. Herramientas digitales para gestionar gastos deducibles
La mejor forma de mantener un control eficiente de tus gastos es utilizar herramientas digitales de contabilidad. Algunas opciones recomendadas son:
📌 Quipu: Automatiza la gestión de facturas y el control del IVA.
📌 Contasimple: Ideal para autónomos que buscan llevar su contabilidad sin complicaciones.
📌 Holded: Un software completo que incluye facturación, contabilidad y gestión de clientes.
Usar estas herramientas te permitirá tener un control más preciso de tus gastos y simplificar tus declaraciones trimestrales.
6. Conclusión
Aprovechar los gastos deducibles correctamente es clave para optimizar tu carga fiscal y mejorar la rentabilidad de tu negocio. Sin embargo, es fundamental conocer las normativas, llevar un registro ordenado y evitar errores que puedan generar problemas con Hacienda.
Si quieres asegurarte de que estás aplicando todas las deducciones fiscales de manera correcta y sin riesgos, en Gestasor te ofrecemos un servicio de asesoría especializada para autónomos.
