Trabajar para clientes de Estados Unidos es cada vez más habitual entre los autónomos y pequeñas empresas españolas. Profesionales del marketing digital, diseñadores, programadores, consultores y negocios que prestan servicios por internet pueden encontrar en el mercado estadounidense oportunidades que antes estaban reservadas a grandes compañías. Sin embargo, cuando llega el momento de emitir la primera factura aparecen las dudas: ¿hay que incluir IVA español? ¿Se debe aplicar retención de IRPF? ¿Es necesario darse de alta en algún registro especial? ¿Qué ocurre si el cliente paga en dólares? ¿Los ingresos obtenidos en Estados Unidos deben declararse en España? La respuesta depende principalmente del tipo de cliente, del servicio prestado y de dónde se localiza fiscalmente la operación. En esta guía explicamos cómo facturar correctamente a empresas y particulares estadounidenses desde España, qué obligaciones fiscales debes tener en cuenta y cómo evitar errores que pueden complicar la gestión de tu actividad internacional.
¿Puede un autónomo español facturar a una empresa de Estados Unidos?
Sí. Un autónomo establecido en España puede prestar servicios y emitir facturas a empresas estadounidenses sin necesidad de constituir una sociedad en Estados Unidos por el simple hecho de tener clientes allí.
De hecho, esta situación es habitual en actividades que pueden desarrollarse a distancia. Un diseñador gráfico puede trabajar desde Madrid para una agencia de Nueva York. Un programador puede desarrollar software para una startup de California. Una consultora puede gestionar campañas publicitarias de una empresa estadounidense sin salir de España.
En todos estos casos existe una relación comercial internacional, pero eso no significa que el profesional haya trasladado su actividad al extranjero.
Si continúa establecido y trabajando en España, debe seguir cumpliendo sus obligaciones fiscales españolas. El hecho de que el cliente tenga su domicilio en Estados Unidos no convierte automáticamente la actividad en estadounidense ni elimina la tributación en España.
Lo que cambia es el tratamiento de determinadas operaciones, especialmente en relación con el IVA.
Esta distinción es fundamental porque muchos profesionales confunden el lugar desde el que reciben el dinero con el país en el que deben tributar.
Una transferencia procedente de un banco estadounidense no significa que los ingresos estén exentos de impuestos en España. Tampoco supone necesariamente que haya que aplicar impuestos estadounidenses.
Para determinar las obligaciones reales hay que analizar dónde está establecido el profesional, quién contrata sus servicios y qué actividad realiza.
La Agencia Tributaria establece que las personas físicas residentes fiscales en España deben tributar por su renta mundial, sin perjuicio de lo dispuesto en los convenios internacionales para evitar la doble imposición. Agencia Tributaria
Por tanto, trabajar con Estados Unidos no elimina las obligaciones fiscales españolas. Lo que requiere es aplicar correctamente las normas correspondientes a una operación internacional.
¿Las facturas a Estados Unidos llevan IVA español?
Esta es probablemente la pregunta más importante para un autónomo que comienza a trabajar con clientes estadounidenses.
La respuesta general es que los servicios habituales prestados a una empresa establecida en Estados Unidos no llevan IVA español cuando resultan aplicables las reglas generales de localización entre empresarios.
La razón no es que Estados Unidos tenga un tipo de IVA del 0 % ni que todas las operaciones internacionales estén exentas. La explicación está en las reglas que determinan dónde se entiende realizado un servicio a efectos del impuesto.
En España, el artículo 69 de la Ley del IVA establece, como regla general, que cuando el destinatario es un empresario o profesional, la prestación de servicios se localiza donde ese cliente tiene establecida su actividad económica o el establecimiento que recibe el servicio.
Si una empresa estadounidense contrata determinados servicios de un profesional español y es realmente la destinataria de ellos desde Estados Unidos, la operación se localiza fuera del territorio de aplicación del IVA español.
En consecuencia, la factura se emite sin repercutir IVA español.
La Agencia Tributaria confirma este criterio en su información sobre prestaciones de servicios internacionales. Agencia Tributaria
Un ejemplo práctico de facturación a una empresa estadounidense
Imaginemos que un profesional autónomo establecido en Madrid presta servicios de marketing digital a una empresa de Miami.
El trabajo consiste en diseñar una estrategia publicitaria, preparar campañas y analizar resultados. Todos los servicios se realizan desde España y el destinatario es una empresa establecida en Estados Unidos.
El profesional acuerda unos honorarios mensuales de 2.400 euros.
Su factura podría reflejar una base de 2.400 euros, sin IVA español y sin retención española de IRPF cuando el cliente no está obligado a practicarla.
En el documento convendría incluir una mención como la siguiente:
«Operación no sujeta al IVA español por aplicación de las reglas de localización del artículo 69.Uno.1.º de la Ley 37/1992 del IVA».
El importe total sería de 2.400 euros.
Este ejemplo corresponde a una prestación ordinaria de servicios entre empresas. Hay operaciones que tienen reglas especiales, por lo que no debe extrapolarse automáticamente a cualquier servicio.
La diferencia parece pequeña, pero tiene mucha importancia.
No es lo mismo emitir una factura exenta de IVA que una factura no sujeta al IVA español por las reglas de localización.
Son conceptos jurídicos distintos y pueden tener efectos diferentes en la declaración del impuesto.
Facturar a una empresa estadounidense no es lo mismo que facturar a un particular
Uno de los errores más frecuentes consiste en considerar que cualquier factura dirigida a Estados Unidos debe emitirse sin IVA.
Eso no es correcto.
Para determinar el tratamiento de una operación internacional es imprescindible conocer si el destinatario actúa como empresario o como consumidor particular.
Cuando se trata de una empresa, generalmente se aplica la regla de localización correspondiente a las operaciones entre empresarios.
Sin embargo, cuando el destinatario es un consumidor particular, la regla general cambia.
En principio, muchos servicios prestados desde España a particulares se localizan donde está establecido el prestador. No obstante, la normativa contempla excepciones relevantes para determinados servicios dirigidos a particulares establecidos fuera de la Unión Europea.
Por ejemplo, actividades como publicidad, consultoría, asesoramiento, determinados servicios profesionales o traducción pueden quedar fuera del IVA español cuando se prestan a particulares establecidos en países terceros, conforme a las reglas especiales aplicables.
La Agencia Tributaria recoge expresamente estas diferencias. Agencia Tributaria
También existen reglas particulares para servicios prestados por vía electrónica.
Por tanto, una empresa española que vende servicios de consultoría a una compañía estadounidense puede encontrarse en una situación diferente de la de un profesional que vende formación, suscripciones digitales o determinados servicios a consumidores estadounidenses.
Lo importante es no confundir tres conceptos: el país en el que se encuentra el cliente, la condición empresarial o particular del destinatario y la naturaleza del servicio.
Son estos elementos los que permiten determinar correctamente el tratamiento del IVA.
Cuando una actividad combina clientes particulares y empresas extranjeras, resulta especialmente recomendable revisar el sistema de facturación antes de comenzar a emitir documentos.
Una configuración incorrecta puede repetirse durante meses y terminar afectando a numerosas operaciones.
¿Hay que aplicar retención de IRPF en las facturas a Estados Unidos?
La respuesta depende de quién sea el cliente y de si está obligado a practicar retenciones conforme a la normativa española.
En una situación habitual, cuando un autónomo español presta servicios profesionales a una empresa estadounidense sin establecimiento ni obligaciones de retención en España, la factura no incorpora la retención española de IRPF.
Pero eso no significa que el ingreso esté libre de tributación.
El profesional sigue teniendo que declarar los rendimientos de su actividad económica en España conforme a su régimen fiscal.
Aquí aparece una confusión bastante frecuente.
Algunos autónomos interpretan que, si una factura no lleva retención, el dinero que reciben puede considerarse íntegramente disponible.
En realidad, las retenciones son pagos a cuenta del impuesto, no el impuesto definitivo.
Cuando el cliente no practica retenciones, puede ser necesario realizar pagos fraccionados mediante el modelo 130, según las circunstancias de la actividad.
La normativa contempla una excepción para determinados profesionales cuando al menos el 70 % de sus ingresos profesionales cumplen los requisitos de haber estado sujetos a retención o ingreso a cuenta.
La Agencia Tributaria explica este criterio en las instrucciones oficiales del modelo 130. Agencia Tributaria
Un ejemplo: autónomo con la mayor parte de sus clientes en Estados Unidos
Imaginemos que una diseñadora española trabaja exclusivamente para tres empresas estadounidenses.
Cada mes emite facturas por un importe conjunto de 6.000 euros.
Al no existir retenciones españolas practicadas por esos clientes en el supuesto descrito, tendrá que revisar sus obligaciones de pagos fraccionados.
Además, deberá incluir los ingresos y gastos correspondientes al calcular el rendimiento de su actividad económica.
La cuestión fundamental es que la ausencia de retención en la factura no elimina la obligación de tributar por los beneficios obtenidos.
Por eso conviene realizar una previsión fiscal desde el principio, especialmente cuando los ingresos proceden mayoritariamente de clientes internacionales.
¿Es obligatorio darse de alta en el ROI para facturar a Estados Unidos?
No por el simple hecho de facturar a clientes estadounidenses.
El Registro de Operadores Intracomunitarios, conocido como ROI, está relacionado con determinadas operaciones realizadas dentro de la Unión Europea.
Estados Unidos no pertenece a la Unión Europea, por lo que una prestación de servicios a una empresa estadounidense no constituye una operación intracomunitaria.
Esto significa que, si un autónomo únicamente presta servicios a clientes estadounidenses, no necesita inscribirse en el ROI exclusivamente por esas operaciones.
Tampoco tiene que presentar el modelo 349 por el simple hecho de facturar a Estados Unidos.
El modelo 349 es una declaración informativa relativa a determinadas operaciones intracomunitarias, no a todas las operaciones internacionales.
La Agencia Tributaria explica la finalidad del ROI y las operaciones que requieren identificación intracomunitaria en su documentación oficial. Agencia Tributaria
Esta diferencia resulta especialmente importante para profesionales que empiezan a trabajar con empresas extranjeras y reciben información contradictoria.
Es bastante habitual encontrar explicaciones sobre facturación internacional que mezclan las reglas de clientes europeos con las de países terceros.
Por eso, si un autónomo trabaja con clientes en Francia, Alemania y Estados Unidos, deberá distinguir las operaciones realizadas dentro de la Unión Europea de aquellas cuyos destinatarios están fuera de ella.
Aunque todas puedan emitirse sin IVA español en determinados supuestos, no necesariamente tienen las mismas obligaciones informativas.
Cómo declarar en España las facturas emitidas a Estados Unidos
Emitir una factura sin IVA español no significa que la operación desaparezca de las obligaciones contables y fiscales.
Los ingresos derivados de servicios prestados a empresas estadounidenses forman parte de la actividad económica del autónomo o de la empresa española.
Por tanto, deben registrarse correctamente y tenerse en cuenta al preparar las declaraciones que correspondan.
En el caso de un autónomo en estimación directa, estos ingresos se consideran al calcular el rendimiento de la actividad a efectos del IRPF.
Si la actividad se desarrolla mediante una sociedad limitada española, los ingresos forman parte del resultado de la entidad y se integran en la tributación que corresponda por el Impuesto sobre Sociedades.
También deben analizarse a efectos del IVA.
Las prestaciones de servicios no sujetas al IVA español por las reglas de localización pueden tener que informarse en el modelo 303.
En el formulario ordinario de los últimos ejercicios, estas operaciones se incluyen, cuando procede, en el apartado informativo de operaciones no sujetas por reglas de localización, cuya casilla es la 120. Conviene comprobar siempre las instrucciones del modelo correspondiente al periodo que se declara. Agencia Tributaria
Otro aspecto importante es la deducción del IVA soportado.
Que una prestación de servicios no esté sujeta al IVA español por localizarse fuera del territorio de aplicación del impuesto no significa necesariamente que el profesional pierda su derecho a deducir el IVA de los gastos relacionados con la actividad.
La normativa permite, en determinadas condiciones, deducir el IVA soportado en operaciones exteriores que habrían generado ese derecho si se hubieran realizado en el territorio español de aplicación del impuesto. Agencia Tributaria
Por ejemplo, un profesional que presta servicios de programación a empresas estadounidenses puede necesitar contratar software, adquirir equipos informáticos o pagar servicios necesarios para su actividad.
La deducibilidad de esos gastos debe estudiarse conforme a los requisitos habituales, sin asumir que la ausencia de IVA repercutido a clientes estadounidenses impide automáticamente cualquier deducción.
Esta es una de las razones por las que resulta especialmente importante llevar correctamente la contabilidad cuando se trabaja con clientes internacionales.
¿Se puede emitir una factura en dólares desde España?
Sí. Es posible acordar precios y emitir facturas en dólares estadounidenses.
De hecho, muchas empresas norteamericanas prefieren contratar servicios en su propia moneda para simplificar su gestión financiera.
Sin embargo, facturar en dólares introduce un elemento adicional: el tipo de cambio.
La cantidad que se factura no siempre coincide exactamente con los euros que finalmente recibe el profesional.
Imaginemos que un autónomo acuerda cobrar 3.000 dólares por un proyecto.
Entre la fecha de emisión de la factura y el momento del cobro puede variar el tipo de cambio euro-dólar.
Además, el banco o la plataforma de pagos puede aplicar comisiones.
Por tanto, el importe en euros registrado inicialmente y el importe recibido finalmente pueden ser diferentes.
Estas diferencias deben reflejarse correctamente en la contabilidad y tratarse conforme a las normas fiscales que correspondan.
En el caso de sociedades, las diferencias de cambio pueden tener incidencia en el resultado contable.
En actividades de autónomos también es importante mantener criterios coherentes para registrar las operaciones.
Aquí conviene distinguir entre una pérdida real por variación del tipo de cambio y una comisión cobrada por el proveedor de servicios de pago.
Aunque ambas reducen el dinero que finalmente se recibe, no son exactamente el mismo concepto.
¿Es mejor facturar en euros o en dólares?
Depende del acuerdo comercial y de las condiciones de cobro.
Facturar en euros puede simplificar determinados aspectos de la gestión y trasladar parte del riesgo cambiario al cliente.
Facturar en dólares puede resultar comercialmente más cómodo para la empresa estadounidense, pero obliga al profesional español a controlar las fluctuaciones de la moneda.
Lo importante es que el contrato establezca claramente el importe, la divisa, las condiciones de pago y quién asumirá las comisiones bancarias.
En operaciones recurrentes también puede ser conveniente revisar cómo afectan los cambios de divisa a la rentabilidad del servicio.
Qué es el formulario W-8BEN y por qué puede pedirlo una empresa estadounidense
Al comenzar a trabajar con clientes estadounidenses puede aparecer una situación inesperada.
La empresa solicita al profesional español que cumplimente un formulario fiscal estadounidense antes de efectuar el primer pago.
Uno de los documentos conocidos en este ámbito es el W-8BEN.
Este formulario se utiliza, entre otros supuestos, para acreditar la condición de persona extranjera ante determinados pagadores estadounidenses y, cuando procede, solicitar la aplicación de beneficios previstos en convenios fiscales.
Para entidades existen otros documentos, como el W-8BEN-E.
Sin embargo, no significa que todos los autónomos españoles que prestan servicios a Estados Unidos deban presentar necesariamente el mismo formulario.
La documentación depende de la naturaleza de los ingresos, de si el beneficiario es una persona física o una entidad, del lugar donde se realizan los trabajos y del tratamiento fiscal estadounidense de la operación.
El IRS, organismo tributario estadounidense, explica las distintas finalidades de los formularios W-8 y contempla documentación específica para determinados servicios personales. IRS
Por eso, si una empresa estadounidense solicita documentación fiscal, lo recomendable es comprobar qué formulario corresponde realmente a la operación.
También es importante recordar que estos formularios no sustituyen las obligaciones fiscales españolas.
Un profesional puede tener que acreditar su condición de no residente ante un pagador estadounidense y, simultáneamente, seguir declarando sus rendimientos en España.
Ambas cuestiones forman parte de sistemas tributarios diferentes.
¿Puede haber doble imposición al trabajar con empresas estadounidenses?
La posibilidad de que dos países pretendan gravar determinadas rentas es uno de los motivos por los que existen convenios internacionales para evitar la doble imposición.
España y Estados Unidos cuentan con un convenio fiscal que establece reglas para distribuir determinadas potestades tributarias y evitar, cuando procede, que una misma renta soporte una doble tributación no corregida.
Sin embargo, no todas las operaciones internacionales generan automáticamente doble imposición.
Un profesional que trabaja desde España para una empresa estadounidense puede encontrarse en una situación distinta de otro que viaja regularmente a Estados Unidos, desarrolla parte de su actividad allí o dispone de una estructura empresarial en ese país.
También cambia el análisis cuando existen royalties, licencias de propiedad intelectual u otras rentas que no pueden tratarse exactamente igual que una prestación ordinaria de servicios.
Por eso, cuando una relación comercial internacional empieza a adquirir cierta importancia económica, conviene revisar su estructura antes de firmar contratos de larga duración.
La fiscalidad internacional no consiste únicamente en decidir si una factura lleva IVA.
También puede afectar a retenciones, convenios, residencia fiscal, establecimientos permanentes y clasificación de las rentas.
Una revisión preventiva puede evitar complicaciones posteriores.
No es lo mismo prestar servicios que vender productos físicos a Estados Unidos
Hasta ahora hemos hablado principalmente de profesionales y empresas que prestan servicios.
Sin embargo, también existen negocios españoles que venden productos físicos a clientes estadounidenses.
En estos casos, el tratamiento fiscal puede ser diferente.
Cuando los bienes se transportan desde España a Estados Unidos, pueden aplicarse las reglas de exportación de mercancías.
Las exportaciones que cumplen los requisitos legales están exentas de IVA español con derecho a deducción, pero deben justificarse correctamente y pueden requerir documentación aduanera.
La Agencia Tributaria explica que, a efectos del IVA, el concepto de exportación se refiere a entregas de bienes transportados fuera de la Unión Europea, bajo las condiciones establecidas por la normativa. Agencia Tributaria
Por tanto, una tienda online española que envía productos a consumidores estadounidenses no debería utilizar automáticamente las mismas reglas que un consultor que presta servicios digitales a una empresa de ese país.
La diferencia entre vender bienes y prestar servicios debe analizarse desde el principio.
También pueden existir obligaciones relacionadas con aduanas, logística y normativa comercial del país de destino.
Qué conviene revisar antes de emitir la primera factura a un cliente estadounidense
La mejor forma de evitar errores es revisar las condiciones fiscales y comerciales antes de comenzar a trabajar.
No hace falta convertir cada operación internacional en un procedimiento complejo, pero sí comprobar que se conocen correctamente los elementos esenciales.
El primer aspecto es identificar al cliente.
Conviene disponer de su denominación empresarial, domicilio y datos fiscales o identificativos pertinentes.
También es importante conocer si actúa realmente como empresario o profesional, porque esta condición puede determinar el tratamiento del IVA.
Después debe analizarse el servicio.
No basta con escribir una descripción genérica en la factura. La naturaleza de la prestación puede afectar a las reglas de localización y, en determinados casos, a la fiscalidad internacional.
Finalmente, conviene establecer las condiciones de cobro.
La moneda, el plazo de pago, las comisiones y las posibles diferencias de cambio pueden tener un impacto relevante en el resultado económico del proyecto.
Cuando todos estos elementos están correctamente definidos, la relación comercial resulta mucho más sencilla.
En cambio, improvisar cada factura puede generar problemas que se repiten durante meses.
Cómo puede ayudarte Gestasor a facturar a Estados Unidos correctamente
Trabajar con clientes internacionales puede ser una excelente oportunidad de crecimiento para cualquier autónomo o pequeña empresa española.
Sin embargo, para aprovecharla es importante contar con una gestión fiscal adaptada a este tipo de operaciones.
En Gestasor ofrecemos servicios de asesoría fiscal internacional para autónomos y empresas que trabajan con clientes o proveedores extranjeros.
Nuestro asesoramiento permite revisar el tratamiento de las operaciones, las obligaciones tributarias en España y las cuestiones relacionadas con la facturación internacional.
También ayudamos a organizar la documentación contable y fiscal para que las relaciones comerciales con clientes de otros países no se conviertan en una fuente constante de dudas.
Como asesoría online, Gestasor puede prestar estos servicios a profesionales y pequeñas empresas de toda España, sin necesidad de desplazamientos.
El objetivo es que puedas concentrarte en desarrollar tu actividad y encontrar nuevas oportunidades de negocio, con la tranquilidad de que las obligaciones fiscales están correctamente planteadas.
Puedes conocer nuestros servicios en la página de asesoría de fiscalidad internacional de Gestasor.
Preguntas frecuentes sobre facturar a Estados Unidos desde España
¿Puedo facturar a Estados Unidos sin IVA siendo autónomo?
Sí. Cuando un autónomo español presta servicios a una empresa establecida en Estados Unidos y se aplica la regla general de localización entre empresarios, la operación normalmente no está sujeta al IVA español. Debe comprobarse el tipo de servicio y quién es realmente su destinatario.
¿Tengo que declarar en España el dinero que cobro de Estados Unidos?
Sí. Si eres residente fiscal en España, los ingresos obtenidos de clientes estadounidenses deben tenerse en cuenta conforme a las reglas fiscales españolas. Que el dinero proceda del extranjero no significa que esté exento de tributación.
¿Necesito estar dado de alta en el ROI para facturar a Estados Unidos?
No por esas operaciones. El ROI está relacionado con determinadas operaciones intracomunitarias. Estados Unidos es un país tercero, por lo que facturar a una empresa estadounidense no exige por sí mismo darse de alta en ese registro.
¿Las facturas a empresas estadounidenses llevan retención de IRPF?
En el supuesto habitual de una empresa estadounidense sin obligación de practicar retenciones españolas, la factura no incluye retención española de IRPF. Sin embargo, el autónomo debe revisar sus obligaciones de declaración y pagos fraccionados en España.
¿Puedo cobrar en dólares siendo autónomo español?
Sí. Es posible facturar y cobrar en dólares, pero deben registrarse correctamente los importes y las diferencias de cambio que correspondan.
¿Tengo que presentar el modelo 349 si trabajo con Estados Unidos?
No por esas operaciones. El modelo 349 se utiliza para declarar determinadas operaciones intracomunitarias, no servicios prestados exclusivamente a clientes estadounidenses.
Conclusión
Facturar a clientes de Estados Unidos desde España es perfectamente posible para autónomos y pequeñas empresas, pero requiere entender las reglas fiscales aplicables a cada operación.
La cuestión más importante es distinguir si el destinatario es una empresa o un particular, qué tipo de servicio se presta y dónde se localiza a efectos del IVA.
En muchos servicios habituales prestados a empresas estadounidenses, la factura no llevará IVA español. Sin embargo, los ingresos deberán seguir declarándose en España y pueden existir obligaciones adicionales relacionadas con pagos fraccionados, documentación fiscal internacional o diferencias de cambio.
Por eso, antes de comenzar a trabajar regularmente con clientes estadounidenses, es recomendable revisar el sistema de facturación y las obligaciones correspondientes.
En Gestasor ayudamos a autónomos y pymes a gestionar su fiscalidad internacional, resolver dudas sobre facturación y cumplir correctamente sus obligaciones tributarias, con un servicio de asesoría online adaptado a cada negocio.
