Respuesta rápida
Si un cliente no paga una factura, conviene actuar pronto, documentar todas las reclamaciones y separar dos problemas diferentes: recuperar el dinero que te debe el cliente y recuperar, cuando se cumplen los requisitos legales, el IVA que ya has declarado aunque todavía no hayas cobrado. En determinadas circunstancias la Ley del IVA permite reducir la base imponible de créditos incobrables, pero existen plazos y trámites concretos que no conviene dejar pasar.
El problema de una factura impagada es mayor de lo que parece
Para un autónomo o una pequeña empresa, que un cliente no pague no significa únicamente que falte un ingreso. En muchas ocasiones el negocio ya ha realizado el trabajo, comprado materiales, pagado proveedores, dedicado horas de personal y, además, declarado los impuestos correspondientes a esa operación.
Por eso los impagos pueden convertirse rápidamente en un problema de tesorería.
Imaginemos una pequeña empresa que realiza un trabajo por 10.000 euros más IVA. Termina el servicio, emite la factura y el cliente solicita treinta días para pagar. Pasan treinta días, después sesenta y finalmente varios meses. El dinero no llega, pero mientras tanto la empresa tiene que seguir pagando nóminas, proveedores, seguros y el resto de sus obligaciones.
La sensación del empresario suele ser especialmente frustrante cuando llega la liquidación del IVA. Ha emitido una factura, no ha recibido el dinero y, sin embargo, puede haber tenido que ingresar a Hacienda el IVA repercutido.
Aquí es importante entender que existen dos cuestiones independientes. Por un lado está la deuda que mantiene el cliente. Por otro, el tratamiento fiscal de esa factura.
Confundir ambos problemas suele llevar a esperar demasiado.
Qué hacer en cuanto una factura vence y el cliente no paga
El primer error es asumir automáticamente que el cliente terminará pagando y dejar pasar los meses sin hacer nada.
No es necesario iniciar un procedimiento judicial en cuanto transcurre un día desde el vencimiento, pero sí resulta recomendable dejar constancia clara de la reclamación. Un primer recordatorio cordial puede solucionar un simple despiste administrativo. Si el pago continúa sin producirse, la reclamación debería ir adquiriendo mayor formalidad.
Lo importante es construir una trazabilidad del impago.
La factura debe tener un vencimiento claro. Las comunicaciones con el cliente deberían conservarse y, cuando la situación se prolonga, interesa utilizar sistemas que permitan acreditar que el cobro ha sido reclamado.
Esta documentación puede resultar importante posteriormente tanto para reclamar judicialmente la deuda como para realizar determinados ajustes fiscales.
Un autónomo que lleva seis meses diciendo por teléfono a un cliente que pague se encuentra en una posición documental mucho peor que otro que conserva factura, presupuesto aceptado, contrato, correos, justificantes de entrega y reclamaciones acreditables.
La diferencia aparece precisamente cuando el problema deja de ser amistoso.
¿Hay que pagar el IVA aunque el cliente no haya pagado?
En el régimen general del IVA, el hecho de que el cliente todavía no haya abonado la factura no implica automáticamente que puedas ignorar el impuesto. El IVA se rige por sus reglas de devengo y, por eso, puede producirse una situación incómoda: declarar una cuota que económicamente todavía no has cobrado.
Sin embargo, la Ley del IVA contempla la posibilidad de modificar la base imponible cuando un crédito se convierte total o parcialmente en incobrable.
Para que esto pueda hacerse no basta con decidir que el cliente «no va a pagar». Deben cumplirse los requisitos legales.
La regulación actualmente vigente establece, entre otras condiciones, que el impago debe quedar reflejado en los libros registro y que el acreedor debe haber instado el cobro mediante reclamación judicial, requerimiento notarial u otro medio que permita acreditar fehacientemente la reclamación. Para empresarios o profesionales cuyo volumen de operaciones del año anterior no hubiera superado 6.010.121,04 euros, la ley permite utilizar, en este supuesto, un plazo de seis meses o de un año desde el devengo para considerar cumplido el requisito temporal.
Esto es especialmente relevante para pequeños negocios porque demuestra que recuperar el IVA no es una actuación que pueda dejarse indefinidamente para «cuando veamos que no paga».
Hay un calendario.
Cómo se recupera el IVA de una factura impagada
Cuando se cumplen los requisitos, la recuperación no consiste simplemente en restar el IVA en la siguiente declaración.
Es necesario realizar correctamente la modificación de la base imponible y emitir la correspondiente factura rectificativa.
La Ley establece actualmente que la modificación debe realizarse dentro de los seis meses siguientes a la finalización del periodo temporal aplicable de seis meses o un año. Además, el Reglamento del IVA exige comunicar electrónicamente la modificación a la Agencia Tributaria dentro del mes siguiente a la expedición de la factura rectificativa.
Este punto merece atención porque uno de los mayores riesgos es darse cuenta demasiado tarde.
Pensemos en un profesional que descubre dos años después que podría haber recuperado el IVA de varias facturas incobrables. Es posible que ya no se encuentre en la misma situación procedimental que habría tenido si hubiera controlado el impago desde el principio.
Una buena gestión de clientes morosos no debería limitarse, por tanto, a intentar cobrar. También debería activar una alerta fiscal.
Un ejemplo sencillo
Supongamos que una empresa emite una factura de 5.000 euros de base imponible y 1.050 euros de IVA. El cliente no paga.
El perjuicio económico inicial no son únicamente los 5.000 euros correspondientes al trabajo. La empresa puede encontrarse además con que ha declarado los 1.050 euros de IVA sin haberlos recibido.
Si después se cumplen todos los requisitos para considerar el crédito incobrable, la empresa puede iniciar el procedimiento de modificación de la base imponible y rectificar ese IVA.
El objetivo no es que Hacienda pague la deuda del cliente. La deuda principal seguirá existiendo y habrá que continuar reclamándola. Lo que se corrige es el tratamiento del IVA que correspondía a una operación cuyo cobro no se ha producido.
Esta distinción es importante porque muchas personas hablan de «recuperar la factura de Hacienda». No funciona así.
No todos los impagos permiten aplicar exactamente el mismo procedimiento
Hay situaciones que requieren especial precaución.
La normativa establece limitaciones para determinados créditos garantizados, asegurados o existentes entre personas o entidades vinculadas. También existen reglas particulares cuando el deudor está en concurso o cuando intervienen Administraciones Públicas.
Por eso no conviene utilizar una plantilla de internet y aplicarla automáticamente a todas las facturas impagadas.
Una factura de un cliente particular, una deuda de otra empresa, una operación con una sociedad vinculada y una deuda de una Administración pueden tener consecuencias diferentes.
La mejor decisión suele ser revisar el caso cuando empieza a quedar claro que el cobro está en riesgo, no cuando ha pasado tanto tiempo que las opciones se han reducido.
La prevención empieza antes de emitir la factura
Los negocios suelen preocuparse por los impagos cuando ya han ocurrido, pero una parte importante del riesgo se puede controlar antes.
En operaciones relevantes interesa que el presupuesto, pedido o contrato deje claro qué se está contratando, cuánto cuesta, cuándo debe pagarse y qué ocurre si se producen retrasos. Para trabajos de cierto importe puede ser razonable solicitar anticipos o establecer pagos por hitos.
También importa la concentración de clientes.
Una empresa que depende de un único cliente para el 60 % de sus ingresos tiene un problema potencial mucho mayor que otra con una cartera más diversificada, incluso aunque ambas facturen lo mismo.
El riesgo comercial también forma parte de la gestión financiera.
Qué debería hacer una asesoría cuando detecta facturas sin cobrar
Una asesoría que recibe la documentación periódicamente puede detectar facturas antiguas que permanecen pendientes de cobro y advertir al cliente antes de que se pierdan determinados plazos fiscales.
Este es un buen ejemplo de por qué la contabilidad no debería utilizarse únicamente para presentar impuestos.
La misma información que sirve para preparar una declaración puede revelar problemas de tesorería, clientes morosos, aumento del periodo medio de cobro o una concentración excesiva del riesgo.
Cuando los números se utilizan para gestionar y no solo para cumplir, la asesoría aporta mucho más valor.
Conclusión
Una factura impagada nunca debería quedar olvidada dentro del programa de facturación esperando a que algún día el cliente decida pagar.
Hay que reclamar el cobro, conservar pruebas, controlar los plazos y estudiar si se cumplen los requisitos para modificar el IVA repercutido. La legislación permite corregir determinadas situaciones de créditos incobrables, pero el procedimiento está sujeto a condiciones y fechas concretas.
En Gestasor ayudamos a autónomos y pymes a controlar sus obligaciones fiscales y detectar situaciones que pueden estar haciendo perder dinero al negocio. Cuando una factura se convierte en un problema, actuar a tiempo puede marcar una diferencia importante.
