La contabilidad no es solo una herramienta para controlar los ingresos y gastos de un negocio. Para los autónomos en España, llevar correctamente los libros contables obligatorios es un requisito legal que puede evitar sanciones, facilitar la presentación de impuestos y permitir una mejor toma de decisiones financieras. Sin embargo, muchos autónomos desconocen cuáles son esos libros, qué deben registrar en ellos o cómo mantenerlos al día correctamente.
En esta guía actualizada a 2025, explicamos qué libros contables deben llevar los autónomos según su régimen fiscal, cómo se deben conservar, qué formatos son válidos y cómo una asesoría contable online como Gestasor puede ayudarte a cumplir con estas obligaciones sin complicaciones.
1. ¿Por qué es importante llevar libros contables como autónomo?
Llevar una contabilidad clara y ordenada no solo es una obligación fiscal, sino una herramienta clave para la gestión empresarial. Te permite:
✅ Controlar tus ingresos y gastos reales.
✅ Preparar tus declaraciones trimestrales (modelo 303, modelo 130).
✅ Justificar deducciones fiscales ante Hacienda.
✅ Facilitar la elaboración de presupuestos y previsiones.
✅ Tener una imagen profesional frente a bancos y clientes.
No cumplir con esta obligación puede suponer sanciones por parte de la Agencia Tributaria. Además, en caso de inspección, los libros contables pueden ser requeridos como prueba documental.
2. Libros contables obligatorios según régimen fiscal
El tipo de libros contables que debe llevar un autónomo depende del régimen fiscal en el que esté inscrito.
2.1 Autónomos en estimación directa simplificada (la mayoría)
Este es el régimen más común. Los libros obligatorios son:
📘 Libro de ingresos: Todas las facturas emitidas. Deben reflejar fecha, concepto, importe y número de factura.
📘 Libro de gastos: Todas las facturas recibidas que se consideren deducibles.
📘 Libro de bienes de inversión: Solo si compras activos que se amortizan (ordenadores, maquinaria, mobiliario…).
📘 Libro de provisiones de fondos y suplidos: Para profesionales que actúan por cuenta de terceros (por ejemplo, abogados).
2.2 Autónomos en estimación directa normal
Además de los libros anteriores, deben llevar:
📘 Libro diario y libro mayor (contabilidad más compleja, similar a las sociedades).
2.3 Autónomos en módulos (estimación objetiva)
No están obligados a llevar libros contables, pero sí deben conservar:
📎 Facturas emitidas y recibidas.
📎 Justificantes de inversiones.
3. ¿Cómo se deben llevar los libros contables?
No basta con tener las facturas guardadas. Los libros deben:
✅ Estar actualizados de forma cronológica.
✅ Reflejar toda la información con claridad.
✅ Estar disponibles en caso de inspección.
✅ Conservarse durante al menos 4 años.
Se pueden llevar en formato papel o digital. Lo más recomendable es utilizar un software contable que genere automáticamente los libros, como hace Gestasor.
4. Contenido específico de cada libro obligatorio
Libro de ingresos
Debe incluir:
- Número y fecha de la factura.
- Identificación del cliente.
- Concepto.
- Base imponible y tipo de IVA.
- Total factura.
Libro de gastos
Debe contener:
- Fecha del gasto.
- Proveedor y NIF.
- Concepto.
- Base imponible, IVA y total.
- Método de pago.
Libro de bienes de inversión
Debe reflejar:
- Fecha de adquisición.
- Descripción del bien.
- Importe.
- Vida útil y amortización anual.
Libro de provisiones y suplidos
Sólo si se gestionan fondos en nombre de clientes:
- Fecha del movimiento.
- Identificación del cliente.
- Concepto del movimiento.
- Importe.
5. ¿Qué sucede si no llevas estos libros correctamente?
Hacienda puede imponer sanciones por:
- No llevar libros.
- Tener libros con errores o incompletos.
- No presentarlos ante requerimiento.
Las sanciones pueden ir desde 150 € por cada libro hasta el 1% de la cifra de negocios si hay ocultación de ingresos.
6. Cómo puede ayudarte una asesoría online como Gestasor
En Gestasor nos encargamos de:
✅ Llevar tus libros contables de forma digital, actualizados y accesibles.
✅ Enlazar tus facturas con los libros automáticamente.
✅ Preparar tus modelos fiscales con la información correcta.
✅ Conservar y organizar tu documentación durante los plazos legales.
✅ Resolver cualquier duda o inspección relacionada con tus libros contables.
Desde solo 24,90 €/mes puedes delegar la contabilidad de tu negocio con total tranquilidad.
7. Recursos y herramientas útiles para autónomos
📌 Software de facturación y contabilidad online (Holded, Quipu, Contasimple…).
📌 Plantillas de Excel (menos recomendable si no tienes conocimientos contables).
📌 Gestorías online que ofrecen acceso a libros en la nube.
📌 Automatización de extractos bancarios para conciliación.
Conclusión
Cumplir con la obligación de llevar libros contables no solo evita problemas con Hacienda, sino que te ayuda a tener una visión real del estado de tu negocio. Aunque pueda parecer una tarea compleja, con la ayuda de herramientas digitales y una asesoría especializada, puede convertirse en un proceso automatizado, eficiente y sin dolores de cabeza.
En Gestasor trabajamos cada día con cientos de autónomos y pymes para que su contabilidad esté al día y sin errores. Si tú también quieres tranquilidad fiscal y contable, cuenta con nosotros.
