A partir de 2025, todos los autónomos y empresas deberán emitir factura electrónica en sus relaciones comerciales, como parte de la transformación digital impulsada por el Gobierno a través de la Ley Crea y Crece. Este cambio busca fomentar la transparencia, reducir la morosidad entre empresas y mejorar el control tributario por parte de Hacienda.
Sin embargo, la nueva normativa plantea numerosas dudas para miles de autónomos que hasta ahora operaban en papel o con facturas simples en PDF. ¿A quién afecta? ¿Qué requisitos técnicos hay? ¿Qué software debo usar? En este artículo de Gestasor te explicamos todo lo que debes saber sobre la obligación de emitir facturas electrónicas en 2025, cómo cumplir con la normativa y qué soluciones existen para que el cambio sea fácil, rápido y legal.
1. ¿Qué es la factura electrónica y en qué se diferencia de una factura digital?
Muchas personas confunden ambos términos. Vamos a aclararlo:
- Factura digital: cualquier factura emitida por medios informáticos, como un PDF enviado por email.
- Factura electrónica: es una factura digital con formato estructurado y con firma electrónica reconocida, válida legalmente y fiscalmente, e interoperable entre sistemas.
Las nuevas obligaciones en 2025 exigen el uso de factura electrónica, no basta con enviar PDFs por correo electrónico.
2. Marco legal: Ley Crea y Crece y el Real Decreto 1007/2023
El cambio se enmarca dentro de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece. Su desarrollo reglamentario se aprobó con el Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos técnicos.
Objetivos:
- Fomentar la digitalización.
- Reducir la morosidad en transacciones comerciales.
- Mejorar el control del fraude fiscal.
- Agilizar la contabilidad y la trazabilidad de pagos.
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3. ¿A quién afecta la obligación de factura electrónica?
Obligación general para:
- Autónomos y empresas en todas sus operaciones B2B (empresa a empresa).
- En fases posteriores, también en relaciones B2C (a particulares).
¿Desde cuándo es obligatoria?
- Para empresas/autónomos con facturación superior a 8 millones €: obligatorio desde 2024.
- Para el resto de autónomos y pymes: obligatorio a partir de 2025, tras 12 meses desde la publicación del reglamento.
4. ¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica válida?
- Debe generarse en formato estructurado XML UBL o Facturae.
- Debe estar firmada digitalmente con certificado cualificado.
- Debe enviarse a través de una plataforma de intercambio reconocida, o mediante sistemas interoperables.
- Debe permitir el seguimiento del estado del pago.
📌 No es válido enviar un PDF por correo electrónico sin firma estructurada ni trazabilidad.
5. ¿Qué debe hacer un autónomo para adaptarse a la factura electrónica?
Pasos recomendados:
- Verifica que tienes certificado digital activo. Si no, tramítalo con la FNMT o tu cámara de comercio.
- Contrata un software compatible con factura electrónica (Gestasor recomienda soluciones homologadas).
- Configura tu sistema de facturación para emitir en formato Facturae o UBL y firmar digitalmente.
- Capacítate o deja que una asesoría como Gestasor lo haga por ti.
6. ¿Qué ocurre si no cumples con la factura electrónica en 2025?
Posibles consecuencias:
- Sanciones administrativas.
- Pérdida de validez fiscal de las facturas.
- Imposibilidad de deducirte gastos.
- Dificultades para cobrar a grandes clientes o participar en licitaciones.
📌 Hacienda y otras empresas podrán rechazar facturas que no cumplan los requisitos.
7. Ventajas de la factura electrónica para autónomos
✅ Reducción de errores de facturación.
✅ Ahorro en papel, impresión y envío.
✅ Agilización del cobro (menos morosidad).
✅ Mejor control fiscal y trazabilidad.
✅ Integración con contabilidad automatizada.
8. ¿Qué software usar para emitir facturas electrónicas?
Opciones disponibles:
- Facturae: gratuito del Gobierno (básico y limitado).
- Programas comerciales: Quipu, Holded, Contasimple, Sage, Billin…
- Soluciones de asesoría como Gestasor con app incluida.
¿Qué debe incluir el software?
- Compatible con Facturae v3.2 o UBL.
- Posibilidad de firma digital.
- Registro del estado de la factura.
- Envío a plataformas como FACeB2B o privadas.
9. Casos especiales: comercio minorista, autónomos en recargo de equivalencia
¿Debo emitir factura electrónica si vendo a cliente final?
- No, por ahora solo obligatorio en operaciones B2B.
- No estás obligado si vendes a particulares, salvo que lo pidan expresamente.
¿Qué pasa si estoy en recargo de equivalencia?
- También debes emitir factura electrónica si vendes a empresas.
- Si solo vendes a particulares, no estás obligado (de momento).
📌 El objetivo a medio plazo es extender la obligatoriedad a todas las operaciones.
10. Ejemplo práctico paso a paso: cómo emitir una factura electrónica válida
Imaginemos que eres diseñador gráfico autónomo y prestas servicios a una empresa:
- Abres tu programa de facturación compatible con Facturae.
- Creas una factura con tus datos y los del cliente (NIF, dirección, etc.).
- Incluyes el concepto, base imponible, IVA y total.
- El programa genera el archivo en formato .xsig (estructura XML).
- El sistema firma digitalmente la factura con tu certificado.
- Envías el archivo a través de una plataforma como FACeB2B o desde tu software.
- El cliente recibe la factura y tú puedes comprobar su estado (recibida, aceptada, pagada).
📌 Este proceso se automatiza si usas la app de Gestasor incluida en todos los planes.
11. ¿Cómo te ayuda Gestasor con la factura electrónica?
✅ Te damos acceso a una app de facturación válida para 2025.
✅ Nos encargamos de la configuración inicial y soporte técnico.
✅ Presentamos por ti los modelos fiscales relacionados.
✅ Automatizamos la contabilidad con tus facturas.
✅ Te asesoramos ante cualquier cambio legal.
Nuestros planes incluyen todo lo necesario:
PLAN AUTÓNOMO – 34,90€/mes + IVA
- App con facturación electrónica incluida.
- Presentación de modelos 130, 303, 390, etc.
- Declaración de la renta.
- Atención ilimitada.
PLAN AUTÓNOMO + LABORAL – 49,90€/mes + IVA
- Todo lo anterior + gestión laboral hasta 3 empleados.
PLAN PYME – 95€/mes + IVA
- Adaptado a sociedades + asesoría contable.
- +9,95€/mes por trabajador para gestión laboral.
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Conclusión
La factura electrónica será una realidad obligatoria para todos los autónomos en 2025. Aunque puede parecer un cambio complejo, con la información y herramientas adecuadas es perfectamente asumible. De hecho, puede convertirse en una oportunidad para modernizar tu negocio y mejorar tus procesos internos.
Desde Gestasor te ayudamos a cumplir con esta nueva normativa sin agobios. Nos encargamos de todo el proceso, desde la emisión de las facturas hasta su integración con tu contabilidad. Si quieres estar preparado antes de que sea obligatorio, contacta con nosotros hoy mismo.
